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管理之道
如何利用项目管理系统有效地管理项目变更?
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如何利用项目管理系统有效地管理项目变更?

如何制定一份缜密的项目计划可能并不是项目中最难的事情,要应对计划之外的情况,才是最令大家头痛的地方。在项目实际推进过程中,如果不能有效地管理变更,会给项目带来无法预料的风险。但是变化是绝对的,问题不在变更本身,而在于如何处理变更。

项目变更
  

项目变更管理就是审查所有的变更请求、批准变更、更新项目计划、实施变更、监控变更并记录的全过程。这其中最重要的一步是变更请求的影响分析,可以通过结构化流程分析变更的影响。以下5个步骤可以帮助你把握影响分析的要点。

 

1、确定变更的原因

 

首先要明确为什么提出更改请求?变更能否可以避免?变更对项目、流程、产品是否有益?除此之外,还要检查变更日志,以确定项目的更改次数是否过多。当变更确定下来后,还要评估此变更相对于其他的变更的优先级是什么。

 

2、分析变更对三重约束的影响

项目管理系统
   
项目管理三重约束,加上质量为项目管理四要素,图片来源于网络
 

(1) 范围

   

确定变更对整个项目范围的影响。搜集变更的详细信息以识别需要添加、删除、更改的产品特性,对产品分解结构(PBS)和工作分解结构(WBS)进行调整。还有变更引起的资源实现变化,并调整资源分解结构(RBS)。

  
(2) 成本
  

变更是否会引起成本增加?增加的成本谁来支付?整体地分析变更对成本的影响,确定对成本管理计划和总体财务计划进行的任何更改。除此之外,分析中还应该突出项目和组织的财务效益,记录变更带来的正面影响,比如改进的计划、更好的性能、更低的风险、未来的机会、相关方的满意度等等。

  
(3) 进度
 

预估实施变更所需要的时间,并评估其对里程碑和关键路径的影响,确定对项目进度管理计划和里程碑的更改。

   
ONES Plan 甘特图
  

3、确定依赖关系

 

项目活动由复杂的前后关系交织在一起,要识别出其他依赖于此变更的任务,并确定前后的关系,对必须在此变更前完成的任务进行优先级排序。同样重要的是,确定资源依赖关系以及如何分配资源进行此次变更。最后,还需要确定其他的一些依赖关系,比如市场条件、政府法规等。

 

4、分析风险

  

分析与此次变更相关的风险,以及由于变更可能会新面临的风险,并进行定性和定量分析。

 

5、确定对项目管理系统的影响

 

确定并列出需要对项目过程描述或项目决策结构进行的所有更改,对沟通、质量、风险管理计划和整个项目管理计划进行更改。

 
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以上的所有分析结果都可以整理记录出来,为变更控制委员会准备一份详细的报告。当变更被批准后,就可以根据前面已确定的要变更的计划对其进行更改,根据计划实施变更。并在变更的执行过程中监控状态和风险。

    
ONES 仪表盘
 

对于整个变更流程,可以通过制定标准的变更流程,使变更管理更加规范和高效,一些大型项目还需要专人管理已批准的变更与更改。

   

在整个项目中使用变更管理流程,旨在实现三个主要目标:

  
  • 建立一种先进的方法,以便规范地识别和提出对项目原计划的变更,并评估变更的价值和有效性;

  • 通过分析各项变更的影响(有害的/有益的),为持续验证和改进项目创造机会;

  • 建立一种机制,以便项目管理团队规范地向有关干系人沟通变更的批准和否决情况。

  

最后,除了用结构化的流程分析变更影响和流程规范管理和执行变更外,还需要选取合适的时机引导团队复盘变更的原因,持续地改进策略和流程规范。

  

复盘中需要排除干扰因素,聚焦高频变更并分析产生的本质。复盘除了支持持续改进,形成流程闭环,也有助于团队就变更原因和解决方案达成共识,提高团队管理变更和执行变更两方面的执行力。


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