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项目管理
在项目管理中如何进行高效的文件管理?
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在项目管理中如何进行高效的文件管理?

项目在推进的过程中往往会产生大量的项目文件,但很多团队都没有重视文件管理工作,导致后续项目出现问题后无据可查,使整个项目的管理变得混乱。

 
 

项目文件管理的重要性

 

1. 是项目管理者了解项目开发进度、控制项目质量、发现项目存在问题以及预期目标的管理依据;
2. 大多数项目的项目成员都是由不同部门、不同岗位、不同小组的人构成,合理的文档管理是不同小组之间联系的重要凭证;
3. 为项目开发提供完整的文档,保证项目质量;
4. 项目文档可以为项目管理者、项目成员、用户及其他相关人员提供了解系统如何工作的参考资料;
5. 项目文档作为重要的历史档案将成为新项目的开发资源。

 
 

怎么做高效的文件管理

 

1. 建立文档管理规范

项目管理者需要结合行业及项目的实际情况,制定出适合自身的文档管理规范。

 

可从以下几个方面分类:

 

(1)从重要性和质量要求角度:可以分为非正式文档和正式文档
(2)从项目周期角度:可分为开发文档、产品文档、管理文档

 

你也可以根据团队需求,分成更细致的 l4 类文档文件,具体包括:可行性研究报告、项目开发计划、软件需求说明书、数据要求说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、数据库设计说明书、用户手册、操作手册、模块开发卷宗、测试计划、测试分析报告、开发进度月报、项目开发总结报告等。

 

2. 建立团队知识库

定好文档管理规范后,你可以通过专业的项目文件管理软件,建立团队知识库来对项目过程中产生的各类文档进行整理。

 

以知识库管理工具 ONES Wiki 为例,ONES Wiki 可以帮助项目团队高效编辑、管理文档,沉淀团队经验,并且支持与 ONES Project 中的项目任务关联,文档中可以嵌入任务进度和各类报表。

 

强大的搜索功能和树形结构组织,能够清晰呈现项目文档与知识信息,让内容更加井然有序。

 

另外,ONES Wiki 支持富文本、Markdown 语法和代码块等多种文件编辑;成员可以在线添加注释、评论,迅速反馈,展开讨论;支持附件存档和预览,无需下载,在线查看。

 
 

如果您对 ONES 感兴趣的话,欢迎点击文章右上角的「免费试用」,或直接与我们的解决方案专家沟通,了解和评估 ONES 如何帮助您的团队更进一步。

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