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项目管理
项目经理如何进行项目范围管理?
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项目经理如何进行项目范围管理?

一个项目启动后,我们需要为项目工作划定范围和边界,明确完成这个项目需要做的全部工作,这就是项目范围管理。项目范围管理要求团队只做范围内的事情,既不要多做,也不要少做。少做,会影响项目既定功能的实现;多做,则会导致资源浪费,产生极高的机会成本。

 

项目范围是用来定义项目目标的重要维度之一,如果不清楚项目的范围与边界,那么也就无法弄清项目的进度、成本、质量等因素。因此,项目范围管理也是项目其他各方面管理的基础

 
 

怎样进行项目范围管理

 

项目范围管理的实现过程包括规划范围管理、收集需求、定义范围、创建 WBS、确认范围和控制范围

 

1. 规划项目范围管理计划

在进行项目范围管理时,项目经理首先需要编制相应的项目范围管理计划,以便后续根据计划有序开展定义范围、创建WBS、确认范围和控制范围等工作。

 

项目范围管理计划是关于如何定义、制定、监控和确认产品范围与项目范围的计划。例如,将采用什么流程编制项目范围说明书和工作分解结构(WBS)?范围基准将由谁来审批?范围变更将按什么流程进行管理?将如何验收可交付成果?

 

2. 收集需求

接下来,项目经理需要收集项目相关方对项目的具体需求。首先,项目经理可通过数据收集、数据分析、系统交互图和原型法等方式收集相关方的原始需求。之后使用数据表现来分析各种原始需求之间的关系,最后再来对需求进行归类和排序,使需求明确化、具体化

 

为了更好地管理需求,我们可以将需求分为以下三类:

 

(1)商业需求:最高层次的、整个组织的需求。它要回答的问题是:为什么要做这个项目?
(2)相关方需求:中间层次的、每个相关方的需求。它要回答的问题是:相关方想用项目产品做什么?
(3)解决方案需求:最低层次的、技术方面的需求,又可分为功能需求和非功能需求。它要回答的问题是:为了实现商业需求和相关方需求,项目产品必须具备哪些特性和功能?也就是说,项目团队必须要开发出什么样的项目产品?

 

3. 定义范围

收集到的需求不一定都能在项目中实现,因此,我们还需要定义范围,确定哪些需求是必须实现的,并基于这些需求编制项目范围说明书,明确项目的范围边界。项目范围说明书的主要内容包括:

 

① 描述项目产品应该具备的功能。
② 确定可交付成果。
③ 明确验收标准,即可交付成果必须满足的标准。

 

4. 创建 WBS

创建 WBS 的过程就是利用分解技术,将项目范围说明书中的可交付成果细分为更小、更便于完成的可交付成果。分解步骤如下:

 

① 识别项目的全部可交付成果。
② 分析可交付成果之间的从属关系,确定 WBS 的编排方式。
③ 将可交付成果按隶属关系逐层向下分解。

 

WBS 中的工作都是必须要完成的,WBS 之外的任何工作都是必须不做的。如果要做,必须经过变更控制程序把它加进去。

 

5. 确认及控制范围

WBS 完成之后,项目发起人、客户和其他主要相关方就可以对其正式验收

 

另外,在可交付成果的完成过程中还需要控制项目范围,对比项目范围的实际执行情况与项目计划中的范围要求,发现偏差,分析偏差,并提出解决偏差的建议。

 
 

ONES 作为一款专业的企业级研发管理工具,为企业提供项目需求管理、进度管理、知识库管理等覆盖产品开发全生命周期的研发管理服务,可以帮助项目经理实现:流程可控、进度可见、告别粗放式管理,有效提高团队效能

 

例如,在规划项目范围管理计划和收集需求的过程中,会产出一系列与项目范围有关的文件,如项目范围说明书、工作分解结构词典、范围基准等,我们可以将其分类存放在 ONES WIKi 中,打造团队知识库,方便后续学习和查看。

 

另外,项目经理还可以在 ONES 中搭建「项目计划」,直接通过 WBS 拆解任务,在关键节点设置里程碑和交付物,并为不同任务设置前后置关系。在项目执行的过程中,项目经理也可以随时通过甘特图查看项目进度,监控里程碑和交付物的完成情况。

 

如果您对 ONES 感兴趣的话,欢迎点击文章右上角的「免费试用」,或直接与我们的解决方案专家沟通,了解和评估 ONES 如何帮助您的团队更进一步。
 

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