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项目管理
第一次做项目经理时需要注意什么?
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第一次做项目经理时需要注意什么?

许多人初为项目经理时往往豪情万丈,对未来充满憧憬和乐观。然而,“理论“与”实践“总是存在差距的,由于项目实战情况千变万化、错综复杂,在开始管理一个项目前,项目经理必须做好一些准备和调整,才能避免被突如其来的问题搞得晕头转向:

 

1. 要调整好心态,做好应对困难的准备;
2. 进驻项目前要阅读合同等商务文件,初步了解项目可能涉及的范围、约束等信息,以免与客户交流时一头雾水;
3. 制定一套项目组必须遵守的流程和规范,保障项目如期交付;
4. 注重团队建设。

 

另外,在项目的每个阶段,项目经理也需要做好充分准备,以应对各种项目情况:

 
 

项目启动阶段

 

在项目启动阶段,项目经理需要明确工作思路,一是开展项目评估;二是建立项目组织结构;三是识别相关方;四是召开项目启动会

 

1. 开展项目评估:基于事业环境因素、组织过程资产和项目的前期准备资料(如商业论证等),开展项目评估,确认项目可行性。
2. 建立项目组织结构:根据项目目标、项目范围组建项目团队,并规定其权责。
3. 识别相关方:与已有的相关方一起,开展相关方识别和分析工作,编制相关方登记册。
4. 召开项目启动会:在会议上向各相关方说明项目目标、阶段划分、组织结构等关键事项,使大家对项目达成一致。项目启动会的召开也标志着项目成功启动。

 
 

项目规划阶段

 

在项目规划阶段,项目经理需要规划项目的后续推动过程,编制项目管理计划,需要开展的具体工作如下:

 

(1)确定项目的开发方法和项目的生命周期类型;
(2)编制项目范围说明书、工作分解结构和 WBS 词典,规划项目所要完成的工作范围;
(3)估算活动和项目所需的资源,得出项目资源需求,包括项目所需的人力、技术、资金等;
(4)编制项目进度计划,包括里程碑进度计划和详细进度计划等;
(5)编制项目沟通计划,确定项目相关方的信息交流和沟通要求;
(6)规划项目所需的成本,制定成本估算、项目预算;
(7)确定质量测量指标,包括质量方针、质量目标、界定说明和执行方式等;
(8)进行风险识别与分析,制定风险应对措施。

 

在进行项目规划的过程中,项目经理需要考虑内外部环境的动态变化,确保项目合理合规,顺利推进项目。

 
 

项目执行阶段

 

在项目执行阶段,项目经理需要按照项目计划来获取和协调项目所需的团队和实物资源,建设和管理团队,并对实物资源进行合理的分配。

 

之后,项目经理要领导团队按照计划执行项目工作,执行质量管理、风险管理、沟通管理等策略和措施,确保项目团队能够完成符合范围、进度、成本和质量要求的可交付成果。

 

另外,在项目执行阶段,开展项目知识管理也是必要的,通过知识分享和知识转移,加快知识在组织中的积累和传播,也可以促进项目成员更好地参与项目。

 
 

项目监控阶段

 

在项目监控阶段,项目经理需要将项目的实际执行情况与计划要求相比较,识别和量化偏差,并分析偏差的程度及产生的原因。基于分析结果,提出变更请求,包括纠正措施、修改建议等,不断总结经验教训,以便持续改进。

 
 

项目收尾阶段

 

项目收尾阶段的主要工作是获得主要相关方对项目可交付成果的最终验收,确保项目目标已实现,并将可交付成果移交给指定相关方。

 

另外,在项目收尾阶段还要对项目进行复盘与归档,总结项目经验,既是为了保留项目记录,也是为下一步的项目争取更多的资源并做好同类项目的流程优化,形成文档总结沉淀。

 
 

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