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项目管理
需求变更的风险如何防范和控制?
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需求变更的风险如何防范和控制?

在项目实施过程中,项目经理常常面临一个重大挑战——需求变更。市场、管理、客户、测试、资源和项目环境等方面的变化都有可能造成需求变更。需求变更通常会对项目的时间、成本和质量造成影响,需求变更如果不加以控制和管理就会导致项目陷入混乱、不能按进度执行或质量低下等一系列的问题。

 

为了帮助项目经理顺利解决需求变更,减少需求变更带来的影响,本文将与您分享需求变更的解决之道,防范和控制需求变更带来的影响

 
 

提升需求确定性

 

在复盘项目问题时我们发现,大约有40%的项目延期是因为前期需求没有对清楚或者需求的关联问题没有在第一时间梳理清楚,导致后续需求不断变更,项目问题不断爆发。

 

因此,在项目前期,项目经理应尽量明确需求范围,整理完整的需求清单与描述,并与客户达成一致;之后项目经理需要整理与这部分需求相关的潜在问题,厘清前后置关系,这样可以帮助项目经理找到客户的深层需求;最后项目经理将需求清单导出,与各关联方核实确认。这样一来,需求的确定性就会大大提升,最大限度地减少需求变更。

 
 

建立需求变更管理流程

 

即使在项目前期提升了需求的确定性,但需求变更也不会百分百消失。因此,我们还需要建立一套标准的需求变更管理流程对变更进行管理,在保障研发排期的前提下,通过合理的方法控制需求变更的节奏,确保变更有序进行。

 

1. 建立变更控制委员会

面对需求变更时,变更控制委员会需要对新需求进行评估,召开需求变更会议讨论是否接受变更。根据需求的重要性和优先级对新需求进行分级管理,全面评估返工任务量和资源浪费的影响。

 

2. 确定变更控制的流程

需求变更控制流程就是对需求变更进行控制的过程,所有的需求变更控制都需遵循此过程来进行处理。

 

3.跟踪每个需求的状态

在需求变更控制中需要建立一个数据库来记录和保存每一项需求的状态和重要属性,从而有利于对需求状态的管理和追踪。

 

4.建立需求基准版本和需求控制版本文档

确定一个需求基准,并遵循确定的变更控制过程来进行需求变更。当然,对需求控制的版本也应该进行管理,以避免新旧版本的混淆,每个版本的规约说明都应有独立的说明。

 
 

ONES 帮你管理需求变更

 

1. 规范文档,引入需求变更管理机制

控制需求变更最简单的方法,就是在开始之前引入需求变更机制,规范变更的范围和方式。结合具体业务场景,确定严格和正式的需求变更工作流程,防止随意、不必要的需求变更导致的进度延误。共享 ONES Wiki 文档,规范所有项目成员的需求变更模版和审批流程

 

2. 搭建工作流,可视化管理需求

可视化和结构化地管理需求,及时同步需求池,公示整体排期计划,减少因信息不对称引起的变更。一旦发现有变更风险,要及时地应对,避免风险堆积。
使用 ONES Project ,在项目中创建需求工作项类型进行需求池管理。录入需求单,包含完整的描述、产品文档、原型等后续研发过程中需要参考的资料,方便进行评审以及后续研发过程的流转。

 

3. 细化需求评审,做好需求评估

在收集和分析需求后,一定要进行需求评审。评审的过程本身也是一个知识传递的过程,在需求评审会议上,所有项目干系人参与讨论,明确需求定义和场景,达成统一的认知和共识,构建有价值需求。在审批不合理需求的过程中,意识到需求的不合理性,自然可以减少无效变更。

 
 

需求变更是一把双刃剑,一方面可以优化产品功能,提高用户体验,另一方面又会增加研发成本,造成项目延期。所以,一定要正确对待需求变更,通过可视化需求池、做好需求评估、跟踪需求、规范管理机制的方式来最大化减少需求变更带来的影响,保障产品交付质量。

 

ONES 帮助项目经理收集、分析需求,把控产品研发节奏,跟踪研发进度和质量,高效高质量地交付产品,助力企业更好更快发布产品。如果您对 ONES 感兴趣的话,欢迎点击文章右上角的「免费试用」,或直接与我们的解决方案专家沟通,了解和评估 ONES 如何帮助您的团队更进一步。

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