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项目管理
项目经理必读|项目进度管理的几大关键步骤
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项目经理必读|项目进度管理的几大关键步骤

项目经理在日常工作中往往会同时面临很多项目或任务,如何合理地跟进和把控自己手中的项目,做好项目进度管理让许多项目经理头痛不已。在与不少项目经理交流的过程中我们发现,导致项目进度失控的主要有以下几点

 

1. 在需求确认阶段未能充分理解需求的优先级和复杂程度,导致项目计划和实际情况出现偏差。
2. 在项目实施过程中,由于项目交付周期较长,需求变更的风险高频存在
3. 风险防范意识不足,遇到突发情况无法灵活应对导致项目延期。

 

那么我们应该如何做好项目进度管理呢?

 
 

明确项目需求

 

我们在复盘项目问题统计的时候发现,大约有40%的项目延期都是因为需求不明确,或是与需求的关联问题没有在第一时间梳理清楚,导致后续项目问题不断爆发。针对这个问题,我们可以在需求分析阶段将需求核对的核心动作梳理成标准 SOP:

 

1. 明确最终的需求,需要有完整的需求清单与描述,保持统一用语,排除认知歧义;
2. 整理与这部分需求相关的潜在问题,厘清前后置关系
3. 最终导出的需求清单,排好优先级,关联方核实确认后才可进入规划开发阶段。

 

这样一来,我们就能最大限度地降低因需求不明确而造成的项目延期问题

 
 

管理需求变更

 

除了在前期提升需求的确定性之外,还需要考虑到项目实际推进过程中可能会出现的需求变更问题。因此,我们还需要建立一套标准的需求变更管理流程对变更进行管理,在保障研发排期的前提下,通过合理的方法控制需求变更的节奏,确保变更有序进行。

 

1. 建立变更控制委员会。面对需求变更时,变更控制委员会需要对新需求进行评估,召开需求变更会议讨论是否接受变更。
2. 确定变更控制的流程,所有的需求变更控制都需遵循此流程。
3. 建立一个数据库来记录和保存每一项需求的状态和重要属性,管理和追踪每一条需求
4. 确定一个需求基准,并遵循确定的变更控制过程来进行需求变更。

 
 

制定清晰的项目进度计划

 

1. 让你的团队成员参与进来

项目进度计划可以帮助项目经理有效管控项目,但这并不意味着制定项目进度计划是项目经理一个人的事。一份优秀的项目进度计划需要项目成员都参与进来,这样不仅能获得不同方面的专业意见,进一步识别出潜在的风险;还能促使项目成员对项目进度计划达成共识,并了解其他职能部门的工作,使后续项目的推进更加顺利。

 

2. 制定进度计划

要想在规定的时间内完成项目,了解项目的实时进度,项目经理就需要做出详细的计划,这个计划必须要明确任务,明确任务的负责人,明确任务的开始和结束时间,明确任务之间的逻辑关系等等。以下是制定进度计划时的几个关键步骤:

 

1)弄清楚项目要进行的全部进度活动;
2)弄清楚各活动之间的逻辑(依赖)关系;
3)弄清楚每个活动所需的时间;
4)在资源许可的情况下,能够同时进行的活动尽量同时进行,以缩短工期;
5)找出关键路径上的活动,即那些不允许有任何延误的活动,以便重点管理;
6)找出完成项目可行的最短时间。

 
 

提高风险防范意识

 

作为项目经理,除了对项目进度的统筹把控以外,还有一个重要的职责便是风险识别和把控,这一项能力很大程度上决定了项目进展的顺利与否。

 

风险管理就是围绕风险事件,进行原因、后果以及可能性分析,以便找到管理风险的最佳切入点,把绝对不可控变成相对可控。一般我们会将风险按已知程度划分为已知风险未知风险

 

对于已知风险,一方面我们要在加以防范,另一方面也可以加以利用,以便降低威胁。

 

而未知风险通常无法预防,只能通过提高项目韧性,也就是抵抗未知风险的能力,来减轻万一发生的后果。提高项目韧性的方法包括在预算中预留充足的管理储备,采用灵活变通的项目管理过程,赋予项目团队灵活应变的权利和能力,在项目范围中留出应变的余地

 

除了以上这些理论知识,借助高效的项目管理工具也可以对项目进度管理起到事半功倍的效果。以研发项目管理工具 ONES 为例,项目管理者可以使用 ONES Project 中的「项目计划」组件来完成对项目的规划,将项目可交付成果逐步分解为更小、更便于管理的部分,并落实到每一个任务负责人
项目进度计划

 

另外,项目管理者还可以在 ONES 中监控项目计划的执行情况,通过设置项目计划和里程碑基线,清晰直观地对比实际执行与计划的偏差,提早发现风险和问题,及时调整资源和计划。
项目里程碑

 

同时,项目管理者还可以通过「迭代概览」查看项目关键数据和整体进度,从高层视角管控项目,保证项目整体可控。
项目迭代概览

 
 

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