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项目管理
在企业中应如何进行项目文档管理?
项目管理

在企业中应如何进行项目文档管理?

项目文档是项目管理者了解项目开发进度、控制项目质量、发现项目存在问题以及预期目标的管理依据,而大多数项目的成员都来自不同部门、不同岗位,因此,在企业文档管理中常常会出现信息割裂的现象,一旦相关负责人离职,甚至会导致后续项目出现问题后无据可查,使整个项目的管理变得混乱。

 

那么我们应该如何进行有效的文档管理呢?

 
 

建立文档管理规范

 

项目管理者需要结合行业及项目的实际情况,制定出适合自身的文档管理规范,明确项目文档的具体分类。

 

可从以下几个方面分类:

 

1. 从重要性和质量要求角度:可以分为非正式文档和正式文档;
2. 从项目周期角度:可分为开发文档、产品文档、管理文档;

 

你也可以根据团队需求,分成更细致的l4类文档文件,具体包括:可行性研究报告、项目开发计划、软件需求说明书、数据要求说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、数据库设计说明书、用户手册、操作手册、模块开发卷宗、测试计划、测试分析报告、开发进度月报、项目开发总结报告等。

 
 

搭建统一的文档管理平台

 

定好文档管理规范后,你可以通过专业的项目文件管理软件,建立团队知识库来对项目过程中产生的各类文档进行统一管理。

 

以知识库管理工具 ONES Wiki 为例,ONES Wiki 可以帮助项目团队高效编辑、管理文档,沉淀团队经验

 

1. 多人实时协作

ONES Wiki 可以帮助团队实现多人实时编辑,文档内容也可以实时保存至云端,你还可以在文档中随时添加评论,并@同事,快速沟通与反馈,该成员将收到系统提醒,协作效率大大提升。
项目文档管理-多人实时协作

 

2. 万物皆可编辑

除此之外,你可以在 ONES Wiki 中编辑富文本、图片、表格等传统文档常见的内容类型,还可以插入代码块、流程图、思维导图、待办事项、音视频等更多类型的内容,满足更进阶的编辑需求。
项目文档管理-插入 Figma 原型

 

3. 支持全局搜索,查找便捷高效

此外,你还可以通过全局搜索功能,快速检索与「关键词」相关的文稿和附件,精准定位所需资料。
项目文档管理-全局搜索

 

4. 关联 ONES Project 项目及任务

作为 ONES 产品矩阵中的一部分,ONES Wiki 与 ONES Project 数据互通。你可以在项目计划书、产品说明书、需求文档或周报中插入工作项或工作项列表快照,也可以结合页面模版记录和沉淀项目相关信息,高效组织和管理项目知识。
项目文档管理-插入工作项

 
 

设置文档权限,保障信息安全

 

在 ONES Wiki 中,你可以为不同小组或不同角色配置不同的权限,还可以对文档页面单独进行共享或加密操作。灵活的权限配置,进一步保障了项目信息安全。

 

在默认情况下,有页面组阅览权限的成员都可以查看其中的页面,若要对页面进行特殊的限制,则可使用页面加密功能。
项目文档管理-页面加密设置

 

当某个团队成员没有页面组 A 的阅览权限,但页面组 A 下的页面 A 需要分享给该团队成员时,可以使用共享页面的功能。
项目文档管理-页面共享

 
 

如果您对 ONES 感兴趣的话,欢迎点击文章右上角的「免费试用」,或直接与我们的解决方案专家沟通,了解和评估 ONES 如何帮助您的团队更进一步。
 

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