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项目管理必备知识:如何撰写一篇优秀的项目周报
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项目管理必备知识:如何撰写一篇优秀的项目周报

项目周报是项目沟通中的例行报告,是项目管理的重要日常工作之一。然而,有许多项目经理却只会埋头苦干,即使工作可圈可点,却因不会写周报、不会梳理项目进展和效果而影响自己的职业发展。

 

今天,我们将从周报的作用、周报的主要组成部分、撰写周报的要点三个部分来教大家如何撰写一篇优秀的周报。

 
 

周报的作用

 

在项目过程中,项目经理有很多需要共享给项目相关方的信息,项目工作也是靠团队成员共同完成的。因此,让团队形成紧密协作、有效沟通的工作氛围是十分必要的。这时,周报的作用就显现出来了。

 

对于项目经理来说,周报可以梳理项目的进度,展现自己做出的成果和价值,同步项目的最新进展和效果,沟通遇到的问题,获得干系人的反馈

 

团队个人也可以在周报会议上学习决策思路、建立向上沟通渠道、同时也可以培养结构化思维的能力

 

另外,周报也是公司各级对齐工作目标、进度、决策思路等信息的渠道。

 

总的来说,周报可以让上级更有把控,同级更易协作,下级更易沟通。

 
 

周报的3个主要部分

 

1. 本周工作情况

围绕本周工作进行描述,并复盘是否达到预期目标,这部分主要是考察项目经理对于目标与进度跟进能力。包括三个部分:

 

(1)反馈本周在可交付成果方面取得的成果
(2)任务完成度是否符合预期,未达预期的原因
(3)项目整体的健康程度和完成百分比

 

2. 遇到的问题及所需资源

定期梳理遇到的问题和解决方案对成功完成项目是大有裨益的,在周报的第二部分中应包括以下内容:

 

(1)公开问题:本周出现的新问题及解决方案,之前发现的问题及其管理策略的状态更新
(2)未决风险:本周出现的新风险,及处理这些风险的管理计划
(3)协调请求:本周未解决的问题需要哪些相关方的协调帮助

 

3. 下一步工作计划

明确下周的工作重点和优先级,以便更合理地管理时间,可以参考以下步骤:

 

(1)列出下周的关键任务
(2)明确各个任务的产出目标
(3)评估任务量,计划时间分配,明确时间节点
(4)除了盘点这周工作外,还需要思考接下来要做的有哪些动作?哪些需要项目团队配合完成?

 
 

撰写周报的要点

 

1. 高效沟通的3s原则

周报的目的在于沟通,因此,我们在写周报是也可以遵循沟通的3s原则:simple(简洁)、specific(明确)、soft(非对抗性)

 

(1)简洁,关注「核心信息点」,拒绝冗余信息
(2)明确,保证信息有效传递
(3)非对抗性,寻求共同的目标

 

2. 以结果为导向

在写项目周报的过程中,要注重产出的结果,而不是工作的详细过程。也就是说,我们的周报要以结果为导向,展现出你做成了什么,而不是你做过什么

 

3. 内容有重点

因为利益相关方可能并不会仔细的阅读整篇报告,所以一定要把核心的部分放在报告的开头,这样可以保证相关方获得最重要的信息

 

4. 适时使用数据图表

图表的优势是可以更清晰地反应趋势和比例,数据也比文字更有说服力。因此,除文字外,我们可以多使用数据图表,尽可能的运用视觉效果,比如进度表、甘特图、燃尽图等。

 

5. 非对抗性的两点实践

对于工作中有争议的部分,我们要学会寻求共同的目标(比如项目目标)。需要请求相关方帮助的部分描述,可采取诉诸利益的形式,告诉对方这样做对对方、项目整体有什么帮助。
 
周报制度的初衷,是确保企业在扩张过程中,各部门间信息偷摸,保持协作尽量避免内耗,提升整体效率。ONES Wiki 帮助项目团队进行文档协作,轻松构建团队知识库,高效沉淀周报、会议记录等文档内容,激发团队创造力

 

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