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项目管理
项目经理如何进行跨部门沟通管理?
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项目经理如何进行跨部门沟通管理?

因为在项目的组织与实施过程中,由于不同部门、不同经历的人对沟通的理解不一致,你认为十万火急的事,可能根本够不上其他部门的代办优先级;本应合作解决的话,其他部门的人不一定清楚前因后果,导致找不到共识......对于项目经理来说,如何做好跨部门沟通管理,是确保项目成功的一个重要因素,也是项目经理的一堂必修课

 
 

制定跨部门沟通管理计划

 

要做好跨部门沟通,首先项目经理需要制定一份跨部门沟通管理计划,对项目整个生命周期的沟通内容、对象、时间、频次、方法等方面进行计划与安排,明确沟通责任,比如在沟通的过程中出现问题及冲突时应该由谁负责并进行补救等。

 

另外,跨部门沟通管理计划不是一成不变的,项目经理应该根据项目推进情况及变化及时进行修订,保证跨部门沟通管理计划的持续适用性。跨部门沟通管理计划可以让项目沟通规范化和制度化,确保项目组内的沟通能够有序进行。

跨部门沟通管理
 
利用 ONES Wiki 沉淀跨部门沟通管理计划
 
 

明确项目沟通的对象

 

在进行跨部门沟通时,我们需要先弄清沟通对象的层级,不同层级的项目成员所关心的侧重点会有所不同,另外,你也需要针对不同层级的成员选择不同的沟通方式,已达到最佳沟通效果。

 

根据沟通对象的不同,我们可以将沟通的层级大致分为高层沟通、中层沟通、基层沟通三个方面。

 

高层沟通

高层沟通一般是面向公司的CEO以及客户方的总裁等。公司CEO是公司内部的决策者,拥有更多的资源和话语权,因此,对于一些战略性的高层次问题我们需要与其进行有效的沟通和驱动。客户方的总裁是项目资金的提供者,也是项目的最高决策者,他们最关心的问题就是项目投资最终是否能够带来收益或效果,一般都会比较关系项目的整体进展情况,不会过多地关注细节

 

中层沟通

中层沟通一般是面向公司的中层领导,一般是项目经理的直接汇报对象,负责调度公司的内部资源,关注项目的进展,帮助项目经理解决项目中遇到的问题。与中层沟通时要积极主动,将问题可能的解决方式梳理呈现给领导

 

基层沟通

基层沟通一般是面向客户方的项目经理以及项目团队的其他成员。客户方的项目经理负责确定需求。项目团队的其他成员则各司其职,为项目顺利完成这个目标共同努力,项目经理需要通过沟通来协调各成员的活动。进行基层沟通时,项目经理要注意细节,并尽量具体到每步的操作。向下沟通如果太模糊会让项目成员理解不到位,产生歧义,甚至导致项目进行不下去。

 
 

把握跨部门沟通的技巧

 

1、在跨部门沟通前做好准备

由于项目成员平时分散在不同的部门,为节约彼此的时间,我们在与同事进行沟通前,要先把一些基本问题想清楚,做好准备,才能应对沟通中的变数。

 

① 你希望对方帮你做什么事?
② 你认为对方会要求你做什么?
③ 如果对方不同意你提出来的做法,有没有其它选择方案?
④ 如果双方没共识,你会有什么后果?对方又会有什么后果?

 

2、了解其它部门的语言

跨部门沟通不良,很多时候都是「语言不通」引起的。比如,研发部门的成员对部门内经常提起的「专业术语」非常熟悉,但市场部门的同事可能对此并不了解,这就容易导致沟通的效率与准确度无法保证。因此,想要沟通顺畅,前提就是「听懂对方的语言」。

 

跨部门的换位思考法能将误解或沟通频率不搭的机率降到最低。此外,频繁的互动有助于建立彼此的熟识度,让你更容易设身处地想问题。

 

3、明确沟通的目标,聚焦重点

在沟通前,我们都要明确沟通的目标,明确本次沟通是为了解决什么问题。因此,所有的沟通都要围绕「如何解决问题,达成沟通目标」来展开,引导人们将注意力放在中心议题上,聚焦沟通的重点。

 

4、确保沟通信息无误

在进行完跨部门沟通后,务必要向项目团队清楚传达最新进度与信息。很多时候,跨部门会议中所决定的事项,必须交由各部门的一线人员去执行,因此,一定要确保所有信息传达无误,才能真正让所有成员都达成共识。

 
 

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